Quy trình quản lý kho
I. Mục đích
Để tiêu chuẩn hóa quản lý đầu vào và đầu ra của các dải thép hợp kim đặc biệt đã hoàn thành, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho, giảm thiểu sự mất mát vật liệu,và cải thiện hiệu quả sử dụng vật liệu, các quy trình này được thiết lập.
II. Phạm vi áp dụng
Các quy trình này áp dụng cho việc quản lý nhập khẩu và xuất khẩu của tất cả các sản phẩm hoàn thiện của mọi loại, bao gồm hàng hóa hoàn thiện thông thường, các mặt hàng được trả lại và thanh toán định kỳ của các cổ phiếu không hoạt động.
III. Trách nhiệm
Người quản lý kho:Trách nhiệm hoạt động nhập/đi hàng ngày và lưu giữ hồ sơ đối với hàng hóa hoàn thành.
Bộ phận chất lượng:Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt sản phẩm hoàn thành và cấp chứng chỉ phù hợp.
Bộ Tài chính:Trách nhiệm giám sát tính chính xác của kế toán hàng tồn kho và tham gia vào việc kiểm kê.
Phòng sản xuất:Trách nhiệm sản xuất các sản phẩm hoàn thành phù hợp, điền vào các biểu mẫu nhập khẩu và hỗ trợ người quản lý kho phân loại và thanh toán các mặt hàng không hoạt động và được trả lại.
Phòng bán hàng:Trách nhiệm phối hợp các lô hàng đi với quản trị viên kho và liên lạc với khách hàng về việc trả lại.
IV. Quản lý hàng hóa hoàn thiện bình thường nhập khẩu và xuất khẩu
Quá trình nhập khẩu
1.1Kiểm tra và phê duyệt:Dải thép hợp kim đặc biệt hoàn thành được sản xuất bởi Bộ phận sản xuất phải vượt qua kiểm tra của Bộ phận Chất lượng trước khi một mẫu nhập khẩu có thể được phát hành và di chuyển đến khu vực đặt hàng.Mỗi pallet phải mang nhãn của nhân viên bán hàng tương ứng.
1.2Đăng ký nhập khẩu:Người quản lý kho xác minh rằng số lượng thực tế phù hợp với hình thức nhập khẩu.người quản lý ghi lại các chi tiết trong sổ cái hệ thống và đặt các pallet vào các vùng lưu trữ được chỉ định theo nhãn của người bán.
1.3Bản cập nhật hàng tồn kho:Người quản lý kho cập nhật sổ cái hàng tồn kho trong thời gian thực để đảm bảo rằng dữ liệu hệ thống phù hợp với cổ phiếu vật lý.
Quá trình xuất phát
2.1Yêu cầu xuất:Phòng bán hàng điền vào một mẫu yêu cầu xuất phát dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và gửi nó cho người quản lý kho.
2.2Chuẩn bị vận chuyển:Người quản lý kho kiểm tra sự sẵn có của hàng hóa theo yêu cầu. Nếu đủ, người vận hành xe nâng nhặt, đóng gói và di chuyển hàng hóa đến khu vực vận chuyển.người quản lý ngay lập tức tham khảo ý kiến người bán hàng để điều chỉnh đơn đặt hàng.
2.3Đăng ký đi:Sau khi vận chuyển, Quản trị viên kho ghi lại chi tiết đi ra trong sổ cái hệ thống và phát sóng số liệu hàng tồn kho cập nhật cho nhóm công ty được chỉ định.
2.4Chứng nhận chuyển giao:Khi giao hàng cho khách hàng hoặc người vận chuyển, người nhận phải ký để xác nhận, và người quản lý kho lưu giữ tất cả các tài liệu có liên quan.
V. Quản lý hàng hóa được trả lại
Nhận các đơn hoàn lại
1.1Thông báo trả lại:Khi nhận được yêu cầu trả lại của khách hàng, bộ phận bán hàng thông báo cho quản trị viên kho chuẩn bị để nhận và phát hành danh sách hàng hóa được trả lại.
1.2Kiểm tra chất lượng:Bộ phận Chất lượng kiểm tra các mặt hàng được trả lại để xác minh lý do được nêu và xác định trách nhiệm.
1.3Đăng ký nhập khẩu:Các đơn hoàn trả phù hợp có thể được nhập lại vào hàng tồn kho; Người quản lý kho ghi lại chi tiết hoàn trả trong hệ thống và lưu trữ chúng trong khu vực được chỉ định.Các mặt hàng không phù hợp tuân theo quy trình xử lý khiếm khuyết.
Quản lý trả lại
2.1Xác định trách nhiệm:Dựa trên những phát hiện của bộ phận chất lượng, trách nhiệm về sự trở lại được chỉ định.mặt hàng theo quy trình xử lý khiếm khuyết và bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm được đánh giá theo chính sách đánh giáNếu khách hàng chịu trách nhiệm, bộ phận bán hàng đàm phán một giải pháp.
2.2Làm lại hoặc xử lý:Các mặt hàng được trả lại phù hợp để tái chế được trao lại cho sản xuất để tái chế; các mặt hàng không thể sửa chữa được tháo dỡ theo quy trình quy định.
2.3Ghi chép:Tất cả các kết quả xử lý hoàn trả được ghi lại và lưu trữ; Sở Chất lượng chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật sổ cái.
VI. Quản lý cổ phiếu không hoạt động
Kiểm tra hàng tồn kho
1.1Chu kỳ kiểm toán:Một cuộc kiểm toán hàng tồn kho đầy đủ của hàng hóa đã hoàn thành được tiến hành hàng quý, đảm bảo độ chính xác sổ cái và xác định các mục không hoạt động.
1.2Phân tích và xử lý:So sánh dữ liệu kiểm toán với hồ sơ bán hàng, các mặt hàng không hoạt động trong hơn ba tháng được liệt kê và gửi đến Bộ phận bán hàng để quyết định xử lý.Quản trị viên kho biên soạn báo cáo về kho không hoạt động để quản lý xem xét.
Quá trình thanh toán
2.1Chuẩn bị báo cáo:Người quản lý kho sẽ chuẩn bị báo cáo về lượng tồn kho không hoạt động dựa trên kết quả kiểm toán và nộp nó để quản lý phê duyệt.
2.2Quyết định phân phối:Quản lý quyết định cách xử lý cổ phiếu không hoạt động (ví dụ: bán giảm giá, phân loại lại, tái chế hoặc phế liệu).
2.3Thực thi:Sau khi được phê duyệt, người quản lý kho sẽ phối hợp với xưởng hoặc cá nhân chịu trách nhiệm để thực hiện việc giải quyết trong vòng bảy ngày làm việc.
2.4Lưu trữ:Sau khi xử lý, tất cả các tài liệu phê duyệt và hồ sơ liên quan sẽ được lưu trữ.
VII. Các quy định bổ sung
Các quy trình này có hiệu lực vào ngày phát hành và được giải thích bởi Bộ phận Quản lý kho.
Các vấn đề không được đề cập ở đây sẽ được xử lý theo các quy định khác của công ty.
Quy trình quản lý kho
I. Mục đích
Để tiêu chuẩn hóa quản lý đầu vào và đầu ra của các dải thép hợp kim đặc biệt đã hoàn thành, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho, giảm thiểu sự mất mát vật liệu,và cải thiện hiệu quả sử dụng vật liệu, các quy trình này được thiết lập.
II. Phạm vi áp dụng
Các quy trình này áp dụng cho việc quản lý nhập khẩu và xuất khẩu của tất cả các sản phẩm hoàn thiện của mọi loại, bao gồm hàng hóa hoàn thiện thông thường, các mặt hàng được trả lại và thanh toán định kỳ của các cổ phiếu không hoạt động.
III. Trách nhiệm
Người quản lý kho:Trách nhiệm hoạt động nhập/đi hàng ngày và lưu giữ hồ sơ đối với hàng hóa hoàn thành.
Bộ phận chất lượng:Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt sản phẩm hoàn thành và cấp chứng chỉ phù hợp.
Bộ Tài chính:Trách nhiệm giám sát tính chính xác của kế toán hàng tồn kho và tham gia vào việc kiểm kê.
Phòng sản xuất:Trách nhiệm sản xuất các sản phẩm hoàn thành phù hợp, điền vào các biểu mẫu nhập khẩu và hỗ trợ người quản lý kho phân loại và thanh toán các mặt hàng không hoạt động và được trả lại.
Phòng bán hàng:Trách nhiệm phối hợp các lô hàng đi với quản trị viên kho và liên lạc với khách hàng về việc trả lại.
IV. Quản lý hàng hóa hoàn thiện bình thường nhập khẩu và xuất khẩu
Quá trình nhập khẩu
1.1Kiểm tra và phê duyệt:Dải thép hợp kim đặc biệt hoàn thành được sản xuất bởi Bộ phận sản xuất phải vượt qua kiểm tra của Bộ phận Chất lượng trước khi một mẫu nhập khẩu có thể được phát hành và di chuyển đến khu vực đặt hàng.Mỗi pallet phải mang nhãn của nhân viên bán hàng tương ứng.
1.2Đăng ký nhập khẩu:Người quản lý kho xác minh rằng số lượng thực tế phù hợp với hình thức nhập khẩu.người quản lý ghi lại các chi tiết trong sổ cái hệ thống và đặt các pallet vào các vùng lưu trữ được chỉ định theo nhãn của người bán.
1.3Bản cập nhật hàng tồn kho:Người quản lý kho cập nhật sổ cái hàng tồn kho trong thời gian thực để đảm bảo rằng dữ liệu hệ thống phù hợp với cổ phiếu vật lý.
Quá trình xuất phát
2.1Yêu cầu xuất:Phòng bán hàng điền vào một mẫu yêu cầu xuất phát dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và gửi nó cho người quản lý kho.
2.2Chuẩn bị vận chuyển:Người quản lý kho kiểm tra sự sẵn có của hàng hóa theo yêu cầu. Nếu đủ, người vận hành xe nâng nhặt, đóng gói và di chuyển hàng hóa đến khu vực vận chuyển.người quản lý ngay lập tức tham khảo ý kiến người bán hàng để điều chỉnh đơn đặt hàng.
2.3Đăng ký đi:Sau khi vận chuyển, Quản trị viên kho ghi lại chi tiết đi ra trong sổ cái hệ thống và phát sóng số liệu hàng tồn kho cập nhật cho nhóm công ty được chỉ định.
2.4Chứng nhận chuyển giao:Khi giao hàng cho khách hàng hoặc người vận chuyển, người nhận phải ký để xác nhận, và người quản lý kho lưu giữ tất cả các tài liệu có liên quan.
V. Quản lý hàng hóa được trả lại
Nhận các đơn hoàn lại
1.1Thông báo trả lại:Khi nhận được yêu cầu trả lại của khách hàng, bộ phận bán hàng thông báo cho quản trị viên kho chuẩn bị để nhận và phát hành danh sách hàng hóa được trả lại.
1.2Kiểm tra chất lượng:Bộ phận Chất lượng kiểm tra các mặt hàng được trả lại để xác minh lý do được nêu và xác định trách nhiệm.
1.3Đăng ký nhập khẩu:Các đơn hoàn trả phù hợp có thể được nhập lại vào hàng tồn kho; Người quản lý kho ghi lại chi tiết hoàn trả trong hệ thống và lưu trữ chúng trong khu vực được chỉ định.Các mặt hàng không phù hợp tuân theo quy trình xử lý khiếm khuyết.
Quản lý trả lại
2.1Xác định trách nhiệm:Dựa trên những phát hiện của bộ phận chất lượng, trách nhiệm về sự trở lại được chỉ định.mặt hàng theo quy trình xử lý khiếm khuyết và bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm được đánh giá theo chính sách đánh giáNếu khách hàng chịu trách nhiệm, bộ phận bán hàng đàm phán một giải pháp.
2.2Làm lại hoặc xử lý:Các mặt hàng được trả lại phù hợp để tái chế được trao lại cho sản xuất để tái chế; các mặt hàng không thể sửa chữa được tháo dỡ theo quy trình quy định.
2.3Ghi chép:Tất cả các kết quả xử lý hoàn trả được ghi lại và lưu trữ; Sở Chất lượng chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật sổ cái.
VI. Quản lý cổ phiếu không hoạt động
Kiểm tra hàng tồn kho
1.1Chu kỳ kiểm toán:Một cuộc kiểm toán hàng tồn kho đầy đủ của hàng hóa đã hoàn thành được tiến hành hàng quý, đảm bảo độ chính xác sổ cái và xác định các mục không hoạt động.
1.2Phân tích và xử lý:So sánh dữ liệu kiểm toán với hồ sơ bán hàng, các mặt hàng không hoạt động trong hơn ba tháng được liệt kê và gửi đến Bộ phận bán hàng để quyết định xử lý.Quản trị viên kho biên soạn báo cáo về kho không hoạt động để quản lý xem xét.
Quá trình thanh toán
2.1Chuẩn bị báo cáo:Người quản lý kho sẽ chuẩn bị báo cáo về lượng tồn kho không hoạt động dựa trên kết quả kiểm toán và nộp nó để quản lý phê duyệt.
2.2Quyết định phân phối:Quản lý quyết định cách xử lý cổ phiếu không hoạt động (ví dụ: bán giảm giá, phân loại lại, tái chế hoặc phế liệu).
2.3Thực thi:Sau khi được phê duyệt, người quản lý kho sẽ phối hợp với xưởng hoặc cá nhân chịu trách nhiệm để thực hiện việc giải quyết trong vòng bảy ngày làm việc.
2.4Lưu trữ:Sau khi xử lý, tất cả các tài liệu phê duyệt và hồ sơ liên quan sẽ được lưu trữ.
VII. Các quy định bổ sung
Các quy trình này có hiệu lực vào ngày phát hành và được giải thích bởi Bộ phận Quản lý kho.
Các vấn đề không được đề cập ở đây sẽ được xử lý theo các quy định khác của công ty.
